LA PRÉPARATION GAGNANTE

Avant de vous inscrire à un salon professionnel, il est important de bien le cibler. Posez-vous les bonnes questions : quel profil de visiteurs voulez-vous rencontrer ? Dans quel(s) domaine(s) d’activité ? De quel(s) secteur(s) géographique(s) ? Référez-vous aux informations fournies par les organisateurs, ensuite prenez conseil auprès de votre CCI. Pourquoi ne pas vous rendre sur place en tant que visiteur ? Une fois votre choix arrêté (au minimum un an à l’avance), établissez un rétroplanning avec les différentes étapes de votre participation.

UN AN AVANT : UN SALON EN PHASE AVEC VOS OBJECTIFS

1. Définissez vos objectifs et les produits et services que vous souhaitez exposer. Les moyens à mettre en œuvre en découleront : type de stand, supports de communication, goodies, présence de personnel, logistique, etc. N’oubliez pas que le salon n’est qu’un maillon d’une chaîne de stratégie commerciale. Attention à bien choisir vos dates, en tenant compte de l’éventuelle saisonnalité liée à certains métiers (alimentaire, recrutement…), de la dimension nationale ou internationale du salon.
CONSEIL + : Renseignez-vous auprès des organisateurs, vérifiez leur plan média, consultez leur site internet (en principe, vous y trouverez des statistiques sur la typologie du visitorat…) avant d’établir votre rétroplanning.

SIX MOIS AVANT : LA RÉSERVATION DU STAND ET DE L’HÉBERGEMENT

2. Inscrivez-vous le plus tôt possible pour obtenir le bon emplacement. En général, les organisateurs ouvrent les inscriptions un an à l’avance, voire plus pour les salons bisannuels. Déterminez la superficie optimale pour bien présenter vos produits, stocker du matériel et accueillir vos visiteurs dans un espace convivial. étudiez les éventuelles synergies avec les stands voisins. La concurrence n’est pas forcément un handicap.
CONSEIL + : Attention à vérifier qu’il n’existe pas de projet de stand collectif (pavillon régional ou national proposé par les CCI) qui vous permettrait de profiter d’avantages (stand clés en main, communication commune, etc.). Vous pouvez également vous associer à une entreprise dont l’activité sera complémentaire à la vôtre.

3. Réservez transport et chambres d’hôtel. Les hôtels situés à proximité des centres d’exposition ont souvent du mal à répondre à l’afflux de réservations lors de salons importants ou concomitants à des événements culturels, par exemple. En réservant le plus tôt possible, vous éviterez de perdre votre temps et votre énergie dans les transports.

QUATRE MOIS AVANT : L’OPTIMISATION DU STAND

4. Définissez l’aménagement du stand avec l’organisateur et/ou avec un concepteur de stands ou une agence de communication spécialisée. Pensez à leur donner un cahier des charges qui réunira vos desiderata : type de stand, éléments de branchement, cloisons, éclairage, mobilier, matériel à stocker, services vestiaire et boissons, etc.
CONSEIL + : Optimisez votre espace en mettant les produits en mouvement, en proposant des démonstrations. Travaillez les visuels, utilisez la lumière, la couleur, les plantes. Enfin, privilégiez un stand ouvert pour que les visiteurs aient envie d’y entrer.

TROIS MOIS AVANT : L’INFORMATION ET LA DOCUMENTATION

5. Une fois votre dossier technique complété, passez commande des invitations, badges exposants, stickers, flyers… Ensuite, informez vos clients et prospects de votre participation au salon – mention sur vos site internet, courriers (ou courriels) -. Envoyez les invitations fournies par l’organisateur en y ajoutant le numéro de votre stand. Veillez à finaliser les documents destinés à faire connaître vos produits ou services : brochures, vidéos, objets publicitaires, animations…
CONSEIL + : Vous pouvez modifier votre messagerie vocale en indiquant votre prochaine participation au salon, faites une check-list du petit matériel à prévoir : cartes de visite, adhésif double face, agrafeuse, petite pharmacie…

DEUX MOIS AVANT : LES INVITATIONS NOMINATIVES

6. Envoyez des invitations personnalisées à vos clients et prospects, confirmez le transport de votre matériel sur le site de l’exposition et vérifiez vos assurances. Réunissez vos équipes et prévoyez un planning de permanences pour l’accueil des visiteurs.
CONSEIL + : Communiquer en amont vous permet de capter 45 % de visiteurs en plus (source Deloitte & Touche). Privilégiez l’invitation nominative : 70 % des visiteurs décident de se déplacer suite à une invitation personnelle. Un tiers des visiteurs de salons ont reçu une invitation gratuite.

QUELQUES JOURS AVANT… ET PENDANT LE SALON : L’ACCUEIL ET L’OPTIMISATION DU TRAFIC

7. Relancez vos prospects et, la veille de l’ouverture, vérifiez que le stand soit bien conforme à vos attentes. Le jour J, concentrez-vous sur l’accueil des clients. Veillez à détecter leurs besoins, à garder trace de leur passage en enregistrant leurs coordonnées. Un salon peut également être l’occasion de proposer un moment de convivialité sur le stand. Les organisateurs programment en général des animations, conférences, conventions ou remises de trophées. En prenant part à ces animations, vous bénéficierez d’une visibilité supplémentaire.
CONSEIL+ : Réservez-vous un moment pour découvrir les autres stands, chercher l’étonnant… Participer à un salon est une occasion de veiller sur la concurrence.

L’APRÈS-SALON

8. Sachez que plus de 80 % du chiffre d’affaires des entreprises exposant sur les salons professionnels est réalisé après la manifestation. Le plus urgent est de suivre les contacts et de donner la priorité aux offres de prix, au traitement des visites. Un débriefing avec vos collaborateurs vous permettra d’établir un bilan du salon et déterminera votre participation à une prochaine édition.

CONSEIL + : Si vous avez pris des photos, profitez-en pour communiquer sur les réseaux sociaux.